هل البروتوكول وثيقة رسمية؟

2024 مؤلف: Henry Conors | [email protected]. آخر تعديل: 2024-02-12 03:32

كلمة بروتوكول على شفاه الجميع. يسمعه موظفو المكاتب بانتظام أثناء الاجتماعات ، ويستخدمه ضباط الشرطة في أنشطتهم المهنية ، ويضطر رؤساء الدول والدبلوماسيون إلى الالتزام بالقواعد التي يمليها عليه. ما هو البروتوكول؟ سنجد أدناه.

معنى البروتوكول

مثل العديد من المصطلحات الأخرى ، هذه الكلمة لها معاني عديدة. كل هذا يتوقف على مجال النشاط الذي يتم فيه تطبيق المفهوم المطلوب. لذلك ، دعونا نلقي نظرة على المواقف الأكثر شيوعًا عندما يكون من المعتاد التحدث عن البروتوكول.

عندما يتعلق الأمر ببيئة الأعمال ، فإن البروتوكول هو وثيقة تصف الحدث الذي يجري (اجتماع ، اجتماع ، مجلس الإدارة ، إلخ).

لقد سبق أن ذكرنا أعلاه عن الشرطة ، الذين يقومون أيضًا في كثير من الأحيان بإعداد وثيقة مماثلة. في هذه الحالة ، يتم ضمنا إثبات حقيقة الجريمة أو الجريمة.

في الشكل الدولي ، البروتوكول عبارة عن مجموعة من القواعد التي يجب اتباعها خلال الاجتماعات الرسمية بين المسؤولين الحكوميين ، وكذلك الشخصيات الدبلوماسية. على سبيل المثال ، هناك بروتوكول لاجتماعات الرؤساءدول او زيارة رئيس الجمهورية

ومع ذلك ، سنركز في هذه المقالة على مفهوم بروتوكولات الأعمال.

محضر الاجتماع

اجتماعات العمل هي جزء لا يتجزأ من جميع العمليات في بيئة الأعمال. يمكن أن تتم بشكل رسمي ، مع مراعاة الوقت المحدد وفقط في المكتب. كما تحظى مواعيد العمل غير الرسمية بشعبية كبيرة. في الحالة الثانية ، يمكنك الاستغناء عن تأكيد بروتوكول المحادثة. إذا كان الاجتماع رسميًا ، فيجب أن يكون كتابيًا وفقًا لجميع القواعد.

يتم الاحتفاظ بالدقائق من قبل السكرتير أو أي شخص آخر لديه مثل هذه السلطة. من أجل مواكبة تدفق المحادثة ، حاول اكتشاف قائمة تقريبية بالقضايا التي ستتم مناقشتها في الاجتماع. قد يكون من المفيد أيضًا أن يكون لديك مسجل صوت حتى لا تفوت التفاصيل ، لأن البروتوكول هو وصف تفصيلي للغاية لحدث العمل.

يجب تدوين أسماء الحاضرين والغائبين. لنفسك ، يمكنك تدوين ملاحظات بشأن مكان كل من حضر إلى الاجتماع للإشارة إلى تأليف كلمات معينة دون أخطاء.

في بداية كل اجتماع ، يتم تحديد الترتيب الذي سيتم النظر في الأسئلة به ، تأكد من كتابتها حرفيا.

إذا كان هناك تصويت في الاجتماع ، فاذكر نتائجه (عدد الأشخاص الذين صوتوا "لصالح" وعدد الأشخاص الذين صوتوا "ضد"). في حالة وجود عدد قليل من الحاضرين في الاجتماع ، لديك الفرصة أيضًا لتمييز أسماء وألقاب جميع الذين صوتوا.

لا تتأخرحفظ البروتوكول على الناسخ الخلفي ، لأنه خلال هذا الوقت يمكنك نسيان تفاصيل الاجتماع.

دقائق من المفاوضات

تختلف المفاوضات عن اجتماعات العمل العادية من حيث أنها عادة ما تناقش واحدة أو اثنتين من القضايا التي تلعب دورًا كبيرًا لكلا الطرفين. في هذه الحالة ، يعد البروتوكول فرصة لتسجيل جميع الفروق الدقيقة في المحادثة ومتطلبات الأطراف. لا يتم دائمًا حل المشكلة قيد النظر فورًا بعد المفاوضات الأولى ، لذلك يحتاج المديرون أو الموظفون الآخرون إلى الوقت والمعلومات الكاملة حول الاجتماع.

تم وضع بروتوكول المفاوضات وفقًا لنفس مبدأ أي مستند عمل.

من الضروري الإشارة إلى تاريخ الحدث الموصوف ورقم المستند والنسخة الكاملة من العنوان. يتبع ذلك مقدمة ، والتي تشير بالضرورة إلى قائمة الحاضرين والقضايا الرئيسية للمناقشة.

في الجزء الرئيسي ، تنقسم المعلومات عادة إلى ثلاثة أجزاء: "الاستماع" ، "الحديث" ، "القرار". في النسخة الكاملة من البروتوكول ، يتم اقتباس كلمات جميع المتحدثين حرفياً. وفي بعض الحالات ، يتم أيضًا إصدار مقتطف من البروتوكول ، مكررًا لجزء معين منه.