محضر الاجتماع وثيقة تعكس جميع القرارات المهمة لهذا الحدث. قد تؤدي صياغته غير الصحيحة ، من حيث المعنى والتنفيذ ، إلى الطعن فيه من قبل المشاركين في الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك ، هناك خطر محتمل من اتخاذ قرارات إدارية غير صحيحة إذا كان محضر اجتماع الإنتاج يحتوي على معلومات مشوهة. ستساعدك مجموعة من التوصيات البسيطة على ترتيبها بشكل صحيح.
يحتوي نص هذا المستند عادةً على جزأين: تمهيدي وأساسي. يتضمن محضر الاجتماع (النصف الأول) وصفًا للمعايير الرئيسية للحدث: المناصب ، الاسم الكامل. أعضاء ورئيس وأمين السر. عندما يكون لأحد الحاضرين وضع خاص (مدعو ، خبير ، مراقب ، إلخ) ، يُشار إلى ذلك أيضًا في الوثيقة. إذا حضر الاجتماع العديد من الأشخاص ، فقد يحتوي محضر الاجتماع على بيانات حولهم فيورقة منفصلة ، وهي ملحق لا ينفصل عن المستند. ينتهي القسم التمهيدي بجدول الأعمال الذي يحتوي على قائمة بالمسائل قيد النظر. من المستحسن ترتيبها حسب الأهمية ، ولكن قد تكون هناك عوامل أخرى تؤثر على المكان في قائمة الأسئلة. على سبيل المثال ، قد يعتمد هيكل جدول الأعمال على العلاقة المنطقية لجزء من قضاياها أو توظيف الأشخاص المشاركين في الحدث. تم وضع المستند نفسه على ترويسة المنظمة (قسمها) ، ويجب الإشارة إليه عند انعقاد الاجتماع.
يجب أن يتطابق محضر الاجتماع في الجزء الرئيسي مع الجزء التمهيدي. وعلى وجه الخصوص ، ينبغي ترتيب بنودها بنفس الترتيب الوارد في جدول الأعمال. خوارزمية إنشاء نص يسجل المعلومات حول كل بند من بنود جدول الأعمال هي كما يلي: "استمع" ، "تكلم" ، "تقرر". القاعدة الأساسية عند كتابة هذا الجزء من البروتوكول هي أنه لا يجب أن يتحول إلى نوع من النسخ.
على وجه الخصوص ، تصف الفقرة الفرعية "تم الاستماع" من كان المتحدث الرئيسي في الموضوع ، وما اقترحه في نهاية خطابه. وبحسب المتحدثين ، يشار أيضا إلى من قال ما اقترحه. يحدد القرار الموقف النهائي لغالبية المشاركين في الاجتماع. إذا تم تبنيها عن طريق التصويت ، فيتم الإشارة إلى عدد الأشخاص المؤيدين لها ، وعدد الذين عارضوها ، وكذلك عدد الذين امتنعوا عن التصويت. اعتمادًا على أهمية القضايا التي تمت مناقشتها ، قد يتم إدراج الاسم الكامل. الأشخاص الذين اتخذوا موقفًا أو آخر.
يتم وضع محضر الاجتماع من قبل السكرتير ، ويتم توقيع المستند نفسه من قبل المنفذ ورئيس الاجتماع. مصدر المعلومات لتجميعها هو المسودات المكتوبة بخط اليد والتسجيلات التي يتم إجراؤها باستخدام مسجل الصوت والنصوص. إذا كان حل المشكلات التي تم تحديدها أثناء الاجتماع يتطلب سلطة مسؤول أعلى لم يشارك في الاجتماع ، فقد يتم توفير الموافقة على القرارات من قبل هذا الرئيس بالإضافة إلى ذلك. يمكن إرسال بروتوكول موقع ومسجل كوثيقة واحدة أو كمقتطفات إلى المسؤولين الذين لا يغطيهم سوى جزء من الأسئلة.
