تعد إدارة المستندات رابطًا مهمًا في العمل المكتبي

2024 مؤلف: Henry Conors | [email protected]. آخر تعديل: 2024-02-12 03:42

يُفهم سير العمل على أنه القواعد التي يتم من خلالها الترويج للحلول الموقعة داخل مؤسسة أو مؤسسة من لحظة استلامها إلى تخزين الأرشيف. أساس هذا المفهوم هو استلام مستند ، والنظر فيه ، ونقله إلى الجهات التنفيذية ، والتدابير التنظيمية للتنفيذ ، وإصدار الشهادات ، والتنفيذ ، والتخزين.

هذه عملية تأخذ في الاعتبار حالات حركة المستند جنبًا إلى جنب مع سرعة حركته خلال هذه الحالات. تدفق المستندات هو عملية يجب أن تكون مرتبطة بأنشطة المعلومات الخاصة بالجهاز الإداري ، مع توثيق كل قرار فردي ، وتخزين المستندات المستلمة حديثًا.

هناك عدد هائل من أوجه القصور في أنشطة العديد من الأجهزة الإدارية مرتبط على وجه التحديد بالتنظيم الضعيف لحركة الوثائق. على سبيل المثال ، يجب أن تتضمن عملية تداول وثيقة قرار الإدارة ثلاثة مكونات إلزامية:

• دعم المعلومات للقرار الذي يتم اتخاذه (يتضمن ذلك معلومات موثوقة ،تأكيد صحة القرار) ؛
• توثيق القرار نفسه (وثيقة تنظيمية) ؛
• التحكم في التنفيذ (والذي يتضمن تنظيم العمل المقترح ، وطرق إنجاز المهمة ، والامتثال للشروط والمواعيد النهائية).

كما يتضح من المثال أعلاه ، سير العمل هو جمع المعلومات التي على أساسها سيصدر قرار إداري ؛ إعداد القرار نفسه ، بما في ذلك التحرير والتنسيق والصياغة حتى الموافقة. تتطلب جميع المراحل المذكورة أعلاه نقل المستند ليس فقط بين الأقسام الهيكلية للمؤسسة ، ولكن أيضًا بين فناني الأداء ، من الفنيين والمتخصصين إلى المديرين. الاستنتاج من هذا المثال هو كما يلي: كلما زادت سرعة حركة المستند ، زادت جودة تنفيذه في كل مرحلة محددة ، كانت عملية إدارة المؤسسة ككل أفضل.

ظهر المصطلح نفسه في الأدب منذ عشرينيات القرن الماضي. ثم ساد الاعتقاد بأن سير العمل هو تنظيم العمل الذي يهدف إلى البناء العقلاني لجهاز الدولة ككل ، وتوزيع المسؤوليات بين مختلف المؤدين والخدمات. في عام 1931 ، قام معهد تكنولوجيا الإدارة بأول محاولة لتنظيم المبادئ الموحدة لتنظيم العمل المكتبي. وقد تم تحديد القواعد التي بموجبها يتم قبول المستندات وتسليمها ، وقواعد التنفيذ ، وتنظيم التوقيع. تلقت المراحل التالية من التنمية الاقتصادية التنظيم التشريعي لمفهوم مثلالعمل المكتبي ، حيث كان التركيز الرئيسي على العمليات الفنية الفردية. برنامج إدارة الوثائق لم يرد ذكره من قبل هذه القوانين التشريعية ، على الرغم من أن كل ذلك في الواقع يعود إلى تنظيم حركة الوثائق. بدءًا من عام 1974 ، تم التوقيع على المستند الرئيسي الذي ينظم العملية الكاملة لإدارة المستندات ، والتي لا تزال سارية.

يسمى هذا التشريع "النظام الموحد لإدارة سجلات الدولة" (USSD) ، وتخصص فقراته لتنظيم حركة المستندات والأساليب التكنولوجية لمعالجتها وقواعد التطبيق. تصوغ هذه المجموعة القاعدة الأساسية: "تدفق المستندات هو الحركة التشغيلية لمستند على طول أقصر مسار ، بما في ذلك الحد الأدنى من الوقت وتكاليف العمالة." فقط من خلال تطبيق القاعدة المعتمدة عمليًا ، يمكن للمرء أن يعتمد على تحسين حياة سكان البلاد ، ونمو اقتصاد الدولة.

لتحقيق هذه الأهداف ، هناك حاجة إلى قادة أذكياء ومنضبطين ومسؤولين ، والذين سيكون تقديم سير العمل على أساس USSD مسألة شرف وضمير.