القواعد الأساسية وقواعد آداب العمل لموظف المكتب وموظف الخدمة المدنية

2024 مؤلف: Henry Conors | [email protected]. آخر تعديل: 2024-02-12 03:31

عندما تبدأ العمل ، ستدرك قريبًا أن القدرة على اتباع القواعد الأساسية لآداب العمل تساهم في النجاح المهني في أي مجال وتحظى بتقدير كبير مثل صفات العمل. سيساعدك هذا على التوافق بسهولة مع أي فريق واكتساب المصداقية بسرعة مع الزملاء والإدارة ، خاصة إذا تمكنت بسرعة من اللحاق بالفرق بين آداب العمل والآداب العلمانية وتعلم كيفية اختيار السلوك الصحيح.

آداب العمل الأساسية

الأخلاق الحميدة في مكتب أو مكتب حكومي تختلف نوعًا ما عما يعتبر لائقًا (معتادًا) في الخارج.

• إذا كان القائد رجلاً ، فلا ينبغي للمرأة أن تتوقع منه النهوض عند دخول المكتب. على الرغم من وجود رجال مربيين بين أرباب العمل ممن لديهم هذه العادة إلى مستوى الانعكاس والذين يستيقظون دائمًا عندما تدخل سيدة الغرفة ، إلا أن هذا استثناء. وليكن الأمر لطيفًا ، لكن لا تزال النغمة العلمانية في العمل غير مناسبة. في المكتب،في إحدى الوكالات الحكومية ، يمر المدير الذكر من الباب أولاً ، وعندما تكون في رحلة عمل ، يركب السيارة أولاً.
• الكلمات "شكرا" و "من فضلك" في بيئة العمل مرغوبة أكثر من "الحياة الاجتماعية". اشكر زملائك على أي خدمة ، حتى أقلها أهمية ، ولا تنس "الكلمة السحرية" عند تقديم طلب أو ببساطة نقل أمر من رؤسائك إلى أحد الموظفين.
• ابتسم دائمًا عندما تحيي زملائك وتعيدهم بابتسامة
• تحدث إلى الناس بنبرة هادئة وودية وأظهر لهم علامات الاهتمام ، بغض النظر عن جنسهم.
• إذا كان لدى الرجل الذي يمشي أمامك إلى الباب الكثير من المستندات ، تجاوزه لفتح الباب ودعه يمر. يجب أن تكون المساعدة في المكتب دائمًا هي الشخص الذي يكون أكثر ملاءمة وملاءمة له ، ومع ذلك ، في العلاقات الرسمية هناك تسلسل هرمي واضح يجب أن تشعر به وتحافظ عليه. هذا لا يعني أنك يجب أن تكون خجولًا أمام رؤسائك أو تُظهر اهتمامًا متزايدًا لكل كلمة ، لا ، لكن يجب أن تمنحه الاحترام الواجب.

يمكن أن تختلف القواعد المقبولة لآداب العمل بشكل كبير ليس فقط في الصناعات المختلفة ، ولكن أيضًا في الشركات الفردية. ومع ذلك ، هناك قواعد يجب اتباعها من قبل كل من موظفي المكاتب والموظفين الحكوميين. من بينها الالتزام بالمواعيد ، والامتثال لصورة الشركة في الملابس ، والقدرة على الاحتفاظ بالأسرار والقدرة على ترك المشاكل الشخصية خارج العمل. دعونا نتحدث عن كل من هذه القواعد بمزيد من التفصيل

الحاجة لعمل كل شيء في الوقت المحدد

تتطلب قواعد آداب العمل في مكتب أو وكالة حكومية أن تحضر دائمًا للعمل في الوقت المحدد ، وإتمام جميع المهام في الوقت المحدد. التأخير والتأخير في العمل الذي يجب تسليمه بالضبط في الوقت الموعود غير مقبول

لا تفوت أي اجتماع عمل ، تعال إليهم مبكرًا حتى لا تعرض سمعة الشركة للخطر ، وليس سمعتك فقط. إذا كنت بحاجة إلى التأخير ، فاحذر من ذلك مسبقًا ، يجب أن تكون السلطات على دراية بمكانك. تذكر أن مراعاة الدقة والالتزام بالمواعيد في جميع الأمور هي قواعد لا غنى عنها في آداب العمل لموظف الخدمة المدنية وعامل المكتب ، فضلاً عن إظهار الاحترام للآخرين ، وهو أمر طبيعي لأي شخص متعلم.

كيفية ارتداء الملابس المناسبة للمكتب أو الخدمة الحكومية

يجب اتباع قواعد لباس العمل المعتاد.

• يجب أن يكون مظهر الموظف متسقًا مع صورة الشركة ، مما يخلق انطباعًا لطيفًا ، وعندما تعمل في وكالة حكومية ، فهذا أكثر أهمية.
• يُطلب من النساء ارتداء التنانير والفساتين التي لا تزيد عن الركبة ، ويُسمح بارتداء بدلات البنطلونات المصممة خصيصًا. من غير المقبول ارتداء الملابس ذات الألوان الزاهية البراقة مع الترتر وأحجار الراين والملابس الضيقة للعمل في المكتب.
• يجب على الرجال الالتزام بملابس العمل ، وارتداء بدلات ، وسراويل ، وقمصان بربطة عنق أو بدونها. من الأفضل استبعاد الجينز والسترات من خزانة ملابس العمل.
• يمكنك ارتداء للعملمجوهرات متواضعة تتناسب مع الزي ، بالإضافة إلى تفاصيل أخرى للزي.

سياسة الخصوصية

يجب أن تكون قادرًا على الحفاظ على أسرار الشركة ، أي معاملة ، دون توسيع هذا الموضوع سواء مع الزملاء أو مع أحبائك. لا تقرأ الرسائل الموجهة لأشخاص آخرين ، ولا تنقل جميع الرسائل شخصيًا ، دون وسطاء وأشخاص غير مصرح لهم. إذا كنت بحاجة إلى إرسال فاكس ، فاتصل بالمرسل إليه مسبقًا حتى يكون قريبًا ويمكنه استلام المستند أو الخطاب شخصيًا. لا تخلط بين حياتك الشخصية والعمل ، ولا تتحدث عن مشاكل في الحياة ، أو تطلب العزاء أو تطلب المساعدة من الزملاء. من المهم في المكتب الحفاظ على الهدوء والمزاج الجيد ، بغض النظر عن الحالة المزاجية السيئة. يجب اتباع قواعد آداب العمل هذه للمسؤول الحكومي وعامل المكتب بدقة.

أنت ورئيسك

تشير قواعد آداب العمل الخاصة بالمرؤوسين إلى نداء بعيد وغير مألوف للمدير. حتى لو كان المدير (الرئيس) فتاة أو شابًا أكبر منك بقليل ، فإن الأمر يستحق أن نقول "أنت". إذا كنت في مكتب المدير ، ودخل شريك عمل أو رئيس آخر ، سواء بقيت أو غادرت ، فعليه أن يقرر ما إذا كان يطلب منك المغادرة ، فلا داعي للشعور بالإهانة. إذا أهانك رئيسك أمام الغرباء ، فلا ترد بالمثل. إذا كنت منزعجًا ، فلا تقفز من المكتب ، وحاول الخروج بهدوء والعثور على مكان منعزل حيث يمكنك الهدوء. لاناقش ما حدث مع الزملاء. يمكنك تسوية الأمور مع المدير خلال ساعات الراحة والاستماع بهدوء لرغباته والتعبير عن شكواك. كلما كان المدير أعلى ، كلما كان دورك أكثر صعوبة ، وفي بعض المواقف من المهم أن تتذكر قواعد آداب العمل. إذا احتاج شخص محترم بشكل خاص إلى مرافقته في ممر مؤسسة ما ، فأنت بحاجة إلى فتح الأبواب للسماح للضيف المهم بالمرور ، ثم التحرك بجانبه ، متخلفًا عن ربع درجة فقط. إذا كان الممر يتفرع ، فستحتاج إلى الإشارة إلى الاتجاه بإيماءة رشيقة. إذا هبت الرياح في الممر ، يمكنك قول "دعني أمشي معك" ثم المضي قدمًا بجرأة.

بضع كلمات عن الأخلاق السيئة

هناك أعراف وقواعد في آداب العمل لا لبس فيها لجميع الموظفين: لا تقرأ خطابات الآخرين ، وتحدث بضبط النفس والأدب ، وكن ودودًا مع الزملاء ، وابتعد عن الرؤساء. لكن في بعض الأحيان في العمل ، هناك استثناء لهذه القواعد ، على سبيل المثال ، عندما تحتاج إلى العثور على مستند في مكتب موظف آخر غير موجود. يجب أن يكون السلوك العام في الخدمة والمكتب محترمًا وسلوكًا لا تشوبه شائبة. تحتاج باستمرار إلى مراقبة سلوكك ، كيف تمشي ، وتتواصل ، وتجلس. تذكر أنه من غير اللائق لمس الأنف أو الأذنين أو الشعر أو أجزاء أخرى من الجسم في الأماكن العامة.

ما الذي لا يجب فعله في مكان العمل:

• مضغ ، اختر أسنانك.
• قضم الأقلام أو أقلام الرصاص أو الأوراق أو الأظافر.
• تصحيح الماكياج ، والأظافر ، وطلاء الشفاه في مكان العمل - هذه هي القواعد الأساسيةآداب العمل لسكرتير
• تثاؤب بدون تغطية فمك
• ضع قدميك على المنضدة ، اعبر رجليك

مطلوب يوميا:

• حافظ على نظافة الملابس والشعر والجسم واستخدم مزيل العرق وليس العطر.
• احمل منديل أنيق
• اعتني بصحة أسنانك

هذه القواعد والرغبات هي قواعد لا غنى عنها في آداب السلوك ، فهي تسمح لك بأن تصبح ليس فقط موظفًا جيدًا وذا قيمة ، ولكن أيضًا شخصًا لطيفًا تريد التعامل معه. المظهر هو أفضل طريقة لإظهار الاحترام للآخرين.

قواعد الخلق في التعامل مع الزملاء

عندما تبدأ العمل في المكتب لأول مرة وتتعرف على زملائك ، تبدأ في بناء العلاقات التي ستحدد المناخ في الفريق ونتائج العمل المشترك. كيف تتصرف من أجل كسبهم؟ كن ودودًا مع الجميع ، لكن لا تحاول الاقتراب من شخص واحد على الفور ، وامنح نفسك بعض الوقت للتعرف على الناس بشكل أفضل. لا تتردد في سؤال الموظفين عن الوظيفة ، ولكن لا تجري محادثات شخصية معهم في البداية. لا تقلق إذا لم تتمكن من الانضمام إلى الفريق منذ اليوم الأول ، فلا حرج في ذلك. اشكر الزملاء دائمًا على مساعدتهم وتذكر عدم تجاوز قواعد آداب الاتصالات التجارية.

على سبيل المثال:

• لا تزعج زملائك بمحادثاتك ولا تتدخل في محادثات الآخرين ؛
• لا تنم ولا تستمع للقيل والقال ، لا تتنصت على الآخرينمكالمات هاتفية ؛
• لا تناقش قضايا الصحة ووظائف الجسم مع الزملاء ؛
• لا تحاول التعبير عن رأيك الشخصي أو فرضه في أي مناسبة ؛
• لا تأنيب أحدا في وجود الغرباء ، حتى لو كنت على حق ثلاث مرات ، فجأة فقدت أعصابك - اعتذر على الفور ؛
• لا تتظاهر بأنك مشغول أكثر من الآخرين ، في بعض الأحيان يمكنك أن تطلب بأدب من زملائك عدم إحداث ضوضاء ، لكن افعل ذلك بأدب ودون الاتصال ؛
• لا تكن أنانيًا ، في إطار حماسك الرسمي ، حاول ألا تؤذي زملائك من أجل كسب بعض المزايا أو كسب حظوة مع رؤسائك.

والقاعدة الأساسية في آداب العمل ، سواء بالنسبة لموظف المكتب أو الموظف الحكومي ، هي: يجب أن تكون مهذبًا ، ومهذبًا ، ولطيفًا ، ومتسامحًا في التعامل مع الزملاء والإدارة ، ولا تتحدث عن مشاعرك أبدًا.

آداب الهاتف للسكرتير

غالبًا ما يتم تكوين الانطباعات الأولى للشركة عبر الهاتف ، ومن الصعب التخلص من الانطباع الأول السيئ. في كثير من الأحيان ، عند الاتصال بشركة للعمل ، يمكنك العثور على إجابة لا علاقة لها بآداب العمل أو قواعد المجاملة البسيطة. يجيب بعض الموظفين على هاتف المكتب كما لو كانوا يقدمون خدمة ، والبعض الآخر لا يعتبر أنه من الضروري تسمية الشركة أو القسم. والجميع يعرف كم هو ممتع التحدث على الهاتف بعد ذلك مع أشخاص مهذبين يجيبون بسرعة ، ولطف ، ويعبرون عن استعدادهم للمساعدة.

يتم الرد على المكالمات الهاتفية عادة من قبل السكرتير ، ولكن ليس هو فقط ، ولكن يجب على جميع الموظفين معرفة القواعد الأساسية لآداب الاتصالات التجارية ، والتي من المهم اتباعها عند الاتصال على الهاتف.

• لا تجعل الناس ينتظرون إجابة ، التقط الهاتف على الفور وأجب. إذا كنت لا تستطيع التحدث ، اطلب معاودة الاتصال ، ولا تجعل المتصل ينتظر. وتوصيل الموسيقى بالخط لسد الفراغ يعتبر من التصرفات السيئة.
• مباشرة بعد أن تلتقط الهاتف ، قل مرحبًا ، وقم بتسمية شركتك وتقديم نفسك. إذا كنت تعمل في مؤسسة كبيرة ، فأنت بحاجة إلى تسمية قسم معين لمساعدة المتصل في إيجاد طريقه.
• عندما يُطلب الهاتف من شخص آخر ، اقبل رسالة له أو اعرض الاتصال لاحقًا.
• أثناء المحادثة ، حافظ على سيطرة نفسك وتصرف بشكل صحيح حتى مع العملاء الأكثر بطئًا في الذكاء. إذا كان الشخص على حافة الهاوية ، ساعده على الهدوء ، ولكن رداً على الإهانة ، أغلق المكالمة.
• شاهد حديثك واختر كلماتك ، وتذكر أن المصطلحات المستخدمة في الاتصالات التجارية غير مناسبة تمامًا. لا تقل أبدًا "نعم" أو "حسنًا" ، فقط "نعم" أو "حسنًا" أو "بالطبع".
• امسك الهاتف بين يديك ، وليس بين كتفك وذقنك ، وتحدث بوضوح وبشكل مباشر في الميكروفون ، وليس الماضي. ولا تتكلم وفمك ممتلئ ابدا
• عند الاتصال ، قل مرحباً وعرّف عن نفسك على الفور والشركة التي تمثلها. كن مؤدبًا ، قصيرًا ، ومباشرًا.

آداب العمل في التعامل مع الزوار

موظفو الحكومة وعمال المكاتبغالبًا ما يستقبل الموظفون العملاء في مكاتبهم. الأخلاق الحميدة مهمة للغاية هنا ، يحب الناس التعامل مع شخص يظهر لهم الاحترام. يجب مراعاة قواعد آداب الاتصال والسلوك في العمل في كل شيء: سواء في مقابلة الزائر عند الباب أو مساعدته على خلع ملابسه أو عدم إبقائه منتظراً. إذا كنت لا تزال مضطرًا إلى الانتظار ، فتأكد من الاعتذار ، حتى لو لم يكن الخطأ في هذا التأخير من جهتك ، قدمي له الشاي أو القهوة. رحب بالناس بابتسامة ودية ، وحاول إجراء اتصالات غير رسمية ، ولكن لا تتحدث أبدًا عن أي شيء. في المحادثة ، حافظ على مسافة بينكما ، ولكن كن على صواب ومهذب وصبور. اصطحب الزائرين إلى باب المكتب وكأنهم ضيوفك

نغمة جيدة في خطابات الأعمال

تؤثر قواعد آداب المراسلات التجارية على كل من المظهر والمحتوى ، ومحتوى الرسالة نفسها. قبل الكتابة ، تحتاج إلى وضع خطة تساعدك على تحديد جوهر الأمر بإيجاز ووضوح. في الوقت نفسه ، من المهم مراعاة العديد من القواعد الإلزامية لإجراء المراسلات التجارية.

1. يجب كتابة الحرف بشكل صحيح من حيث الأسلوب والتهجئة وعلامات الترقيم.
2. عادة ما تتم طباعة الرسائل الرسمية ، فهذه علامة على احترام المرسل إليه.
3. وفقًا لقواعد الأخلاق الحميدة ، لا ينبغي أن تظل أي من الحروف ، باستثناء الشكر ، دون إجابة.
4. يجب تنسيق الحرف بدقة ، ومن المعتاد كتابة خطابات الأعمال على ورق أبيض A-4 فقط.
5. قم دائمًا بتاريخ رسائلك في الجزء السفلي الأيسر واترك توقيعًا شخصيًا واسم العائلة وبالاحرف الاولى
6. عند التحدث ، من المعتاد استخدام كلمة "dear (s)" ، وعند استخدام الضمير الشخصي "You" ، اجعلها كبيرة.

في الختام

الكمال يتحقق بالاجتهاد والتكرار. السعي لتحقيق التميز في كل شيء ، وإعلان قواعد آداب العمل - بطريقة التمسك ، بطريقة التحدث والحركة ، ولكن لا تتوقف فقط عند المظهر الخارجي للأخلاق الحميدة ، وقم بتصحيح أوجه القصور في شخصيتك ، وكن منتبهاً للزملاء ، تعلم القدرة على التحمل والصبر ، عامل نفسك وعامل الآخرين باحترام متساوٍ. إذا كنت تعمل بجد ، ستلاحظ قريبًا نتائج ستغير حياتك.